Das Problem mit Belegen von der Baustelle ist nicht nur, dass sie verloren gehen. Hängt ein Beleg nicht am richtigen Auftrag, ist es schwer, die echten Materialkosten zu kennen, wer bezahlt wurde und was schon im Budget steht.
Drei Stellen, an denen ein Beleg verschwindet
- Der Beleg bleibt bis zum Monatsende in der Tasche oder im Wagen
- Das Foto bleibt auf dem Handy, ohne Projektnamen
- Die Rechnung kommt per E-Mail und erreicht nie die Ausgabenliste
Die einfache Lösung: die Ausgabe beim Kauf eintragen und das Foto beim Projekt speichern. Ist der Betrag oder die MwSt. unklar, halt an und prüfe, bevor du ihn ins Budget nimmst.
Eine kurze Prüfung am Tagesende
Bevor du die Baustelle verlässt, geh die Einkäufe von heute durch: Material, Werkzeug, Lieferung oder Subunternehmer. Jede Zeile braucht ein Projekt, einen Lieferanten, einen Betrag und ein Foto vom Beleg, wenn eines da ist.
Die Zahlen bleiben brauchbar: du weißt, was bezahlt ist, was noch kommt und wo das Budget anfängt überzulaufen.