El camión para junto al edificio. 40 cajas de azulejo, el conductor quiere una firma, dos pisos del mismo edificio esperan material, y en la acera hay dos cajas rotas. El albarán dice 42. Firmas «recibido completo» y subes a la obra, y mañana no hay con quién hablar de lo que falta.
Recibir materiales en la obra no es una parada molesta a mitad del día. Es el minuto en que aún puedes pillar la cantidad, el color y el proyecto. Cuando el conductor se va, la discusión pasa al teléfono, y ahí casi siempre pierdes.
Qué anotar antes de que se vaya
- Nombre del material, el color si lo hay, y la cantidad que contaste
- Para qué proyecto o piso se descargó
- Nombre del proveedor, y el número del albarán
- Una foto del montón y del albarán, también de lo que está roto
- La diferencia: qué se pidió, qué dice el albarán y qué bajó de verdad
En el ejemplo: se pidieron 40, el albarán dice 42, el recuento es 38 enteras y dos rotas. Escríbelo en el albarán, o en una foto del albarán con tu recuento, y díselo al proveedor el mismo día. Una firma en «recibido completo» cierra la parte fácil. Lo que queda es una discusión de memoria.
Dos obras, un camión
Cuando hay más de una obra abierta, material de Herzl que entra en el piso de Bialik te rompe el presupuesto y al cliente. La foto del montón necesita el nombre del sitio, o una nota con la dirección en la caja. «Azulejo gris» sin piso no basta cuando dos colores parecidos están en dos proyectos.
Si parte de la entrega es de otra obra, sepáralo en la nota en ese momento. No «lo separamos luego en la oficina». Luego las cajas ya están abiertas.
Cuando llega la factura
Compara tres cosas: qué se pidió, qué bajó en la puerta y qué dice la factura. Una cantidad en la factura mayor que lo que bajó del camión no es «bastante cerca». Un precio por caja más alto que el del presupuesto del proveedor hay que mirarlo antes de aprobarlo, no cuando el dinero ya se mandó.
El material roto anotado en la puerta queda contra el abono. Sin la nota, el proveedor manda una factura de 42 y tú recuerdas que «algunas estaban rotas». Eso no es un número con el que puedas discutir.
Quién recibe el material
Un trabajador se queda con la recepción ese día. No «el que esté libre». Cuando todos están libres, nadie cuenta. Esa persona sabe qué se pidió, no deja ir al conductor hasta el recuento, y escribe la diferencia antes de la firma. Lleva unos minutos. Buscar diez cajas al día siguiente lleva una hora, y a veces el día del equipo.
Cuando llega el equipo y no hay con qué trabajar
La versión cara de «el pedido llegó más o menos» es un equipo de alicatado que sube al piso y el color está mal, o falta un tercio de la cantidad. Pagas un día corto, los pasas a otra obra si tienes una, y pierdes el hueco. La nota de la puerta de ayer lo habría enseñado antes de que vinieran.
Cierra la recepción el mismo día, no cuando llega la factura a fin de mes. La factura comprueba la nota. No la sustituye.
La nota se queda con la obra: cantidad, proveedor, albarán y qué falta. Cuando llega la factura hay algo contra lo que comprobarla, y el equipo no está al día siguiente delante de un montón que no es de este piso.