Devis, factures et accords arrivent par mail tous les jours. Si vous les ratez, ils disparaissent dans la pile, puis la fin du mois devient une recherche.
Pourquoi la boîte mail ne suffit pas
Le mail va bien pour recevoir des fichiers. C'est un mauvais endroit pour travailler. Sans lien avec le chantier et le budget, chaque pièce jointe reste « juste un fichier » : pas de montant, pas de fournisseur, pas de date de paiement.
Quoi faire depuis le chantier
- Reliez votre mail de travail dans l'application
- Demandez à l'assistant de trouver les devis et les factures qui comptent
- Enregistrez le fichier sur le chantier et liez-le à la dépense ou au budget
Quand le fichier est à côté du budget, vous ne retournez pas au bureau juste pour « trouver le PDF ».