Le camion s'arrête devant l'immeuble. 40 cartons de carrelage, le chauffeur veut une signature, deux appartements du même immeuble attendent du matériau, et sur le trottoir deux cartons sont fendus. Le bon de livraison dit 42. Signez « reçu en totalité » et montez sur le chantier, et demain il n'y a plus personne à qui parler de ce qui manque.
Réceptionner les matériaux sur le chantier n'est pas un arrêt agaçant au milieu de la journée. C'est la minute où la quantité, la couleur et le chantier peuvent encore être rattrapés. Après le départ du chauffeur, la discussion passe au téléphone, et là vous perdez presque toujours.
Quoi écrire avant qu'il reparte
- Nom du matériau, la couleur s'il y en a une, et la quantité que vous avez comptée
- Pour quel chantier ou quel appartement c'est descendu
- Nom du fournisseur, et le numéro du bon de livraison
- Une photo de la pile et du bon, y compris ce qui est cassé
- L'écart : ce qui a été commandé, ce que dit le bon, et ce qui est vraiment descendu
Dans l'exemple : 40 commandés, le bon dit 42, le compte est 38 entiers et deux fendus. Écrivez-le sur le bon, ou sur une photo du bon avec votre compte, et dites-le au fournisseur le jour même. Une signature sur « reçu en totalité » ferme la partie facile. Ce qui reste, c'est une dispute sur la mémoire.
Deux chantiers, un camion
Quand plus d'un chantier est ouvert, du matériau pour Herzl qui entre dans l'appartement de Bialik gâche le budget et le client. La photo de la pile a besoin du nom du lieu, ou d'une note avec l'adresse sur le carton. « Carrelage gris » sans appartement ne suffit pas quand deux teintes proches sont sur deux chantiers.
Si une partie de la livraison est pour un autre chantier, séparez-la sur la note à ce moment-là. Pas « on séparera plus tard au bureau ». Plus tard, les cartons sont déjà ouverts.
Quand la facture arrive
Comparez trois choses : ce qui a été commandé, ce qui est descendu à la porte, et ce que dit la facture. Une quantité de facture plus haute que ce qui est descendu du camion n'est pas « assez proche ». Un prix au carton plus haut que le devis du fournisseur demande un regard avant de valider, pas après l'envoi de l'argent.
Le matériau cassé noté à la porte se place face à la ligne d'avoir. Sans la note, le fournisseur envoie une facture pour 42 et vous vous souvenez que « quelques-uns étaient cassés ». Ce n'est pas un chiffre sur lequel discuter.
Qui réceptionne le matériau
Un ouvrier est responsable de la réception ce jour-là. Pas « celui qui est libre ». Quand tout le monde est libre, personne ne compte. Cette personne sait ce qui a été commandé, retient le chauffeur jusqu'au compte, et écrit l'écart avant la signature. Ça prend quelques minutes. Chercher dix cartons le lendemain prend une heure, et parfois la journée de l'équipe.
Quand l'équipe arrive et qu'il n'y a rien pour travailler
La version chère de « la commande est à peu près arrivée », c'est une équipe de carrelage qui monte à l'appartement et la couleur est fausse, ou un tiers de la quantité manque. Vous payez une journée courte, vous les déplacez sur un autre chantier si vous en avez un, et vous perdez le créneau. La note de la porte d'hier l'aurait montré avant qu'ils ne se déplacent.
Fermez donc la réception le jour même, pas quand la facture arrive en fin de mois. La facture contrôle la note. Elle ne la remplace pas.
La note reste avec le chantier : quantité, fournisseur, bon de livraison, et ce qui manque. Quand la facture arrive, il y a de quoi la contrôler, et l'équipe ne se retrouve pas le lendemain devant une pile qui n'est pas pour cet appartement.