Kamion staje kod zgrade. 40 kutija pločica, vozač hoće potpis, dva stana u istoj zgradi čekaju materijal, a na pločniku su dvije kutije napukle. Otpremnica kaže 42. Potpišete „zaprimljeno u cijelosti“ i odete gore na gradilište, i sutra nema s kim razgovarati o tome što fali.
Zaprimanje materijala na gradilištu nije dosadno zaustavljanje usred dana. To je minuta u kojoj se količina, boja i projekt još mogu uhvatiti. Nakon što vozač ode, svađa prelazi na telefon, i tamo skoro uvijek gubite.
Što napisati prije nego odveze
- Naziv materijala, boju ako je ima, i količinu koju ste izbrojali
- Za koji projekt ili stan je sišlo
- Ime dobavljača i broj otpremnice
- Fotografiju hrpe i otpremnice, uključujući što je razbijeno
- Razliku: što je naručeno, što piše otpremnica i što je stvarno sišlo
U primjeru: naručeno je 40, otpremnica kaže 42, brojanje je 38 cijelih i dvije napukle. Napišite to na otpremnicu, ili na fotografiju s vašim brojem, i recite dobavljaču isti dan. Potpis na „zaprimljeno u cijelosti“ zatvara laki dio. Ostaje svađa o pamćenju.
Dva gradilišta, jedan kamion
Kad je više od jednog posla otvoreno, materijal za Herzl koji uđe u stan u ulici Bialik kvari proračun i klijenta. Fotografija hrpe treba ime mjesta, ili bilješku s adresom na kutiji. „Sive pločice“ bez stana nisu dovoljne kad dvije bliske boje stoje na dva projekta.
Ako dio isporuke pripada drugom poslu, rastavite to u bilješci u tom trenutku. Ne „rastavit ćemo kasnije u uredu“. Kasnije su kutije već otvorene.
Kad stigne faktura
Usporedite tri stvari: što je naručeno, što je sišlo na ulazu i što piše faktura. Količina na fakturi veća od onoga što je sišlo s kamiona nije „dovoljno blizu“. Cijena po kutiji viša od ponude dobavljača treba pogled prije odobrenja, ne nakon što je novac poslan.
Razbijeni materijal zapisan na ulazu stoji nasuprot odbitku. Bez bilješke dobavljač šalje fakturu za 42, a vi se sjećate da je „nekoliko bilo razbijeno“. To nije broj oko kojeg se možete raspravljati.
Tko prima materijal
Jedan radnik taj dan vodi zaprimanje. Ne „tko je slobodan“. Kad su svi slobodni, nitko ne broji. Ta osoba zna što je naručeno, drži vozača dok se ne izbroji i napiše razliku prije potpisa. Traje nekoliko minuta. Traženje deset kutija sutradan traje sat, a ponekad i dan ekipe.
Kad ekipa dođe, a nema s čim raditi
Skupa verzija „narudžba je nekako stigla“ je ekipa za pločice koja dođe u stan, a boja je kriva, ili fali trećina količine. Platite kratak dan, premjestite ih na drugo gradilište ako ga imate, i izgubite termin. Jučerašnja bilješka s ulaza pokazala bi to prije nego su došli.
Zato zatvorite zaprimanje isti dan, ne kad faktura stigne na kraju mjeseca. Faktura provjerava bilješku. Ne zamjenjuje je.
Bilješka ostaje uz posao: količina, dobavljač, otpremnica i što fali. Kad faktura stigne, imate na čemu je provjeriti, i ekipa sutradan ne stoji pred hrpom koja ne pripada ovom stanu.