De vrachtwagen stopt bij het gebouw. 40 dozen tegels, de chauffeur wil een handtekening, twee appartementen in hetzelfde gebouw wachten op materiaal, en op het trottoir zijn twee dozen gebarsten. De pakbon zegt 42. Tekent u «volledig ontvangen» en gaat u naar de bouw, dan is er morgen niemand om mee te praten over wat ontbreekt.
Materiaal ontvangen op de bouw is geen vervelende stop midden op de dag. Het is de minuut waarin de hoeveelheid, de kleur en het project nog te pakken zijn. Nadat de chauffeur wegrijdt, verhuist de ruzie naar de telefoon, en daar verliest u bijna altijd.
Wat u schrijft vóór hij wegrijdt
- Naam van het materiaal, de kleur als die er is, en de hoeveelheid die u telde
- Voor welk project of appartement het gelost is
- Naam van de leverancier, en het nummer van de pakbon
- Een foto van de stapel en van de bon, ook van wat gebroken is
- Het gat: wat besteld was, wat de bon zegt, en wat er echt afkwam
In het voorbeeld: er waren 40 besteld, de bon zegt 42, de telling is 38 heel en twee gebarsten. Schrijf dat op de bon, of op een foto ervan met uw telling, en zeg het de leverancier dezelfde dag. Een handtekening op «volledig ontvangen» sluit het makkelijke deel. Wat overblijft is ruzie over het geheugen.
Twee werken, één vrachtwagen
Als meer dan één werk openstaat, maakt materiaal voor Herzl dat in het appartement aan Bialik belandt het budget en de klant kapot. De foto van de stapel heeft de plaatsnaam nodig, of een notitie met het adres op de doos. «Grijze tegel» zonder appartement is niet genoeg als twee nabije kleuren op twee projecten liggen.
Hoort een deel van de levering bij een ander werk, splits het dan op dat moment in de notitie. Niet «we scheiden het later op kantoor». Later zijn de dozen al open.
Als de factuur binnenkomt
Vergelijk drie dingen: wat besteld was, wat bij de poort afkwam, en wat de factuur zegt. Een hoeveelheid op de factuur die hoger is dan wat van de vrachtwagen kwam, is niet «dicht genoeg». Een prijs per doos hoger dan de offerte van de leverancier verdient een blik vóór u hem goedkeurt, niet nadat het geld verstuurd is.
Gebroken materiaal dat bij de poort genoteerd is, staat tegen de creditregel. Zonder de notitie stuurt de leverancier een factuur voor 42 en herinnert u zich dat «een paar gebroken waren». Dat is geen getal waar u mee kunt discussiëren.
Wie het materiaal ontvangt
Eén arbeider is die dag verantwoordelijk voor de ontvangst. Niet «wie vrij is». Als iedereen vrij is, telt niemand. Die persoon weet wat besteld was, houdt de chauffeur tot de telling klaar is, en schrijft het gat vóór de handtekening. Dat kost een paar minuten. Tien dozen zoeken de volgende dag kost een uur, en soms de dag van de ploeg.
Als de ploeg aankomt en er niets is om mee te werken
De dure versie van «de bestelling is min of meer aangekomen» is een tegelploeg die het appartement oploopt en de kleur is fout, of een derde van de hoeveelheid ontbreekt. U betaalt een korte dag, u verplaatst hen naar een andere bouw als u die hebt, en u verliest de gereserveerde dag. De notitie bij de poort van gisteren had het getoond vóór ze erheen reden.
Sluit de ontvangst dus dezelfde dag, niet als de factuur aan het maandeinde binnenkomt. De factuur controleert de notitie. Hij vervangt hem niet.
De notitie blijft bij het werk: hoeveelheid, leverancier, pakbon, en wat ontbreekt. Als de factuur binnenkomt is er iets om hem tegen te controleren, en de ploeg staat de volgende dag niet voor een stapel die niet bij dit appartement hoort.