Het tegelwerk zou zondag starten. Op donderdag schrijft de leverancier dat de tegels pas woensdag aankomen. De klant heeft het appartement al leeggemaakt, de familie gezegd dat de vloer in het weekend klaar zou zijn, en de schilder geboekt voor de donderdag erna.
Wacht u met de update tot zondagochtend, dan ontdekt de klant de vertraging door een leeg appartement binnen te lopen. Een schema dat schuift gebeurt bij bijna elke verbouwing. Wat er ruzie van maakt is de stilte, niet de dag die verschoof.
Waarom wachten tot het eind van de week het erger maakt
Een klant die niets hoort, vult het gat alleen. Hij belt op het slechtste moment, midden op een andere bouw, in de toon van iemand die voelt dat er iets verborgen werd. Intussen is het volgende vak, de schilder of de keuken, al geboekt op de oude datum. Een lege dag van de ploeg, of een verloren dag, kost meer dan het telefoontje dat u donderdag niet deed.
Er is nog een kost. Stapelen drie vertragingen zonder geschreven datum, dan kunt u aan het eind niet uitleggen waarom de oplevering verschoof. Het lijkt allemaal «de aannemer is te laat», ook als de tegels, de keuze van de klant en de regen ertussen zaten.
Wat u dezelfde dag zegt
- Wat stopte, en wat nog doorloopt
- Waarom: materiaal, een aannemer die niet kwam, een beslissing van de klant, of het weer
- Een nieuwe datum die u kunt houden
- Wat u van de klant nodig hebt, of dat u nu niets nodig hebt
Een bericht dat u die middag kunt sturen: «De tegels voor het appartement aan Herzl zijn laat bij de leverancier. Het tegelwerk start niet op zondag. Nieuwe start: donderdag, nadat de levering woensdagochtend gelost is. De schilder schuift twee dagen mee. Nu geen beslissing van u nodig.»
Kort, met de plek, de reden en een datum. Geen «we proberen het» en geen «het komt goed».
Hoe u een datum kiest die u kunt houden
Gooi zondag niet weg alleen om hen te kalmeren. Zei de leverancier woensdag, dan is starten op woensdagochtend een gok. U hebt de losdag nodig, een controle dat de hoeveelheid en de kleur kloppen, en pas daarna de ploeg. Beter donderdag schrijven, of «woensdag nadat de vrachtwagen gelost is, en we bevestigen dinsdagavond».
Een datum die een tweede keer breekt, doet meer pijn dan de eerste. De klant stopt u te geloven, ook als u de volgende keer precies bent. Eén dag later die u houdt is beter dan een vroege dag waar u op terugkomt.
Wie het veroorzaakte, in één zin
Materiaal dat niet aankwam, een onderaannemer die niet kwam, een klant die nog niet koos, regen, of een eerder vak dat nog in de kamer staat. Schrijf de oorzaak. Is het de keuze van de klant, schrijf dan vanaf welke dag u wacht. Dat is geen beschuldiging. Het is waarom de datum verschoof, zodat het niet alleen op uw naam blijft liggen.
Kost de vertraging geld, zeg dat nu. Een ploeg die op een leeg appartement aankwam, een extra levering, of opslag. Rekent u het niet door, zeg dat ook, zodat ze niet op ruzie wachten bij de eindafrekening.
Schrijf het ook voor uzelf op
Schrijf in het werklog de datum, wie wat zei, en bewaar het bericht van de leverancier of een foto ervan. Als u meer tijd vraagt, of uitlegt waarom een rekening verschoof, is er een keten en niet alleen een geheugen. Drie vertragingen zonder notitie lijken aan het eind één lange vertraging die van u is.
Een update dezelfde dag is korter dan ruzie na een week stilte. De klant kan de familie, de schilder en de verwachting verschuiven. U blijft degene die het schema stuurt, niet degene die het 's ochtends samen met hen ontdekt.