Ciężarówka staje przy budynku. 40 skrzynek płytek, kierowca chce podpisu, dwa mieszkania w tym samym budynku czekają na materiał, a na chodniku dwie skrzynki są pęknięte. Dokument dostawy mówi 42. Podpiszecie „odebrano w całości” i wchodzicie na budowę, a jutro nie ma z kim gadać o tym, czego brakuje.
Odbiór materiału na budowie to nie irytujący postój w środku dnia. To minuta, w której da się jeszcze złapać ilość, kolor i projekt. Jak kierowca odjedzie, kłótnia idzie na telefon, a tam prawie zawsze przegrywacie.
Co napisać, zanim odjedzie
- Nazwa materiału, kolor jeśli jest, i ilość, którą policzyliście
- Na który projekt albo które mieszkanie to poszło
- Nazwa dostawcy i numer dokumentu dostawy
- Zdjęcie stosu i dokumentu, razem z tym, co pęknięte
- Różnica: co zamówiono, co mówi dokument i co faktycznie przyjechało
W przykładzie: zamówiono 40, dokument mówi 42, na liczeniu jest 38 całych i dwie pęknięte. Napiszcie to na dokumencie albo na zdjęciu z waszym liczeniem i powiedzcie dostawcy tego samego dnia. Podpis na „odebrano w całości” zamyka łatwą część. Zostaje kłótnia o pamięć.
Dwie budowy, jedna ciężarówka
Gdy otwarte jest więcej niż jedno zlecenie, materiał na Herzl, który wchodzi do mieszkania na Bialik, psuje budżet i klienta. Zdjęcie stosu potrzebuje nazwy miejsca albo notatki z adresem na skrzynce. „Szare płytki” bez mieszkania nie wystarczą, gdy dwa bliskie kolory siedzą na dwóch projektach.
Jeśli część dostawy należy do innego zlecenia, rozdzielcie to w notatce w tej chwili. Nie „rozdzielimy to później w biurze”. Później skrzynki są już otwarte.
Gdy przychodzi faktura
Porównajcie trzy rzeczy: co zamówiono, co zeszło przy bramie i co mówi faktura. Ilość na fakturze wyższa niż to, co zeszło z ciężarówki, to nie „wystarczająco blisko”. Cena za skrzynkę wyższa niż oferta dostawcy wymaga spojrzenia, zanim zatwierdzicie, nie po wysłaniu pieniędzy.
Pęknięty materiał zapisany przy bramie idzie pod korektę. Bez notatki dostawca wysyła fakturę na 42, a wy pamiętacie, że „kilka było pękniętych”. To nie jest liczba, z którą da się dyskutować.
Kto odbiera materiał
Jeden pracownik odpowiada za odbiór tego dnia. Nie „kto jest wolny”. Gdy wszyscy są wolni, nikt nie liczy. Ta osoba wie, co zamówiono, trzyma kierowcę do końca liczenia i zapisuje różnicę przed podpisem. To kilka minut. Szukanie dziesięciu skrzynek następnego dnia zajmuje godzinę, a czasem cały dzień ekipy.
Gdy ekipa przyjeżdża i nie ma na czym pracować
Droga wersja „zamówienie jakoś dotarło” to ekipa od płytek, która wchodzi do mieszkania, a kolor jest zły albo brakuje jednej trzeciej ilości. Płacicie za krótki dzień, przenosicie ich na inną budowę, jeśli macie, i tracicie termin. Wczorajsza notatka z bramy pokazałaby to, zanim przyjechali.
Zamknijcie więc odbiór tego samego dnia, nie gdy faktura przyjdzie na koniec miesiąca. Faktura sprawdza notatkę. Nie zastępuje jej.
Notatka zostaje przy zleceniu: ilość, dostawca, dokument dostawy i czego brakuje. Gdy przychodzi faktura, jest z czym ją sprawdzić, a ekipa nie stoi następnego dnia przed stosem, który nie należy do tego mieszkania.