Płytki miały ruszyć w niedzielę. W czwartek dostawca pisze, że płytki przyjdą dopiero w środę. Klient już opróżnił mieszkanie, powiedział rodzinie, że podłoga będzie gotowa na weekend, i zarezerwował malarza na kolejny czwartek.
Poczekacie z informacją do niedzieli rano, a klient odkryje opóźnienie, wchodząc do pustego mieszkania. Przesunięcie harmonogramu zdarza się prawie przy każdym remoncie. W kłótnię zamienia to cisza, nie dzień, który się ruszył.
Dlaczego czekanie do końca tygodnia pogarsza sprawę
Klient, który nic nie słyszy, sam wypełnia lukę. Dzwoni w najgorszym momencie, w środku innej budowy, tonem kogoś, kto czuje, że coś ukryto. W tym czasie kolejna robota, malarz albo kuchnia, jest już zarezerwowana na starą datę. Pusty dzień ekipy albo stracony termin kosztuje więcej niż telefon, którego nie zrobiliście w czwartek.
Jest jeszcze jeden koszt. Jeśli trzy opóźnienia się nakładają bez zapisanej daty, na końcu nie wytłumaczycie, dlaczego odbiór się przesunął. Wszystko wygląda jak „wykonawca się spóźnia”, nawet gdy w środku siedziały płytki, wybór klienta i deszcz.
Co powiedzieć tego samego dnia
- Co stanęło i co nadal idzie
- Dlaczego: materiał, wykonawca, który nie przyszedł, decyzja klienta albo pogoda
- Nowa data, której dotrzymacie
- Czego potrzebujecie od klienta albo że teraz nie potrzebujecie niczego
Wiadomość, którą możecie wysłać tego popołudnia: „Płytki do mieszkania przy ulicy Herzl spóźniają się u dostawcy. Układanie nie rusza w niedzielę. Nowy start: czwartek, po rozładunku dostawy w środę rano. Malarz przesuwa się o dwa dni razem z tym. Teraz nie trzeba od was decyzji.”
Krótko, z miejscem, powodem i datą. Bez „spróbujemy” i bez „będzie dobrze”.
Jak wybrać datę, której dotrzymacie
Nie podawajcie niedzieli tylko po to, żeby ich uspokoić. Jeśli dostawca powiedział środę, start w środę rano to ryzyko. Potrzebujecie dnia na rozładunek, sprawdzenia, że ilość i kolor się zgadzają, i dopiero potem ekipy. Lepiej napisać czwartek albo „środa po rozładunku ciężarówki, potwierdzamy we wtorek wieczorem”.
Data, która pęka drugi raz, boli bardziej niż pierwsza. Klient przestaje wam wierzyć, nawet gdy następnym razem jesteście dokładni. Dzień później, którego dotrzymacie, jest lepszy niż wcześniejszy dzień, z którego się wycofujecie.
Kto to spowodował, w jednym zdaniu
Materiał, który nie przyszedł, podwykonawca, który się nie pojawił, klient, który nie wybrał, deszcz albo wcześniejsza robota nadal w pomieszczeniu. Napiszcie przyczynę. Jeśli to wybór klienta, napiszcie, od którego dnia czekacie. To nie oskarżenie. To powód, dla którego data się ruszyła, żeby nie wisiało tylko na waszym nazwisku.
Jeśli opóźnienie kosztuje pieniądze, powiedzcie to teraz. Ekipa, która przyjechała do pustego mieszkania, dodatkowa dostawa albo magazynowanie. Jeśli nie będziecie tego liczyć, powiedzcie i to, żeby nie czekali na kłótnię przy końcowym rachunku.
Zapiszcie to też dla siebie
W dzienniku zlecenia zapiszcie datę, kto co powiedział, i trzymajcie wiadomość dostawcy albo jej zdjęcie. Gdy prosicie o więcej czasu albo tłumaczycie, dlaczego rachunek się ruszył, jest ciąg, nie tylko pamięć. Trzy opóźnienia bez notatki wyglądają na końcu jak jedno długie opóźnienie, które jest wasze.
Informacja tego samego dnia jest krótsza niż kłótnia po tygodniu ciszy. Klient może przesunąć rodzinę, malarza i oczekiwanie. Zostajecie tymi, którzy prowadzą harmonogram, a nie tymi, którzy odkrywają go z nimi rano.