O camião pára junto ao prédio. 40 caixas de ladrilho, o motorista quer uma assinatura, dois apartamentos no mesmo prédio esperam material, e no passeio duas caixas estão rachadas. A guia diz 42. Assine «recebido na totalidade» e suba à obra, e amanhã não há com quem falar do que falta.
Receber materiais na obra não é uma paragem chata a meio do dia. É o minuto em que ainda se apanha a quantidade, a cor e o projeto. Depois de o motorista sair, a discussão passa para o telemóvel, e aí quase sempre se perde.
O que escrever antes de ele arrancar
- Nome do material, a cor se houver, e a quantidade que contou
- Para que projeto ou apartamento veio
- Nome do fornecedor e o número da guia
- Uma foto da pilha e da guia, incluindo o que está partido
- O desvio: o que foi pedido, o que a guia diz, e o que descarregou mesmo
No exemplo: pediram-se 40, a guia diz 42, a contagem dá 38 inteiras e duas rachadas. Escreva isso na guia, ou numa foto dela com a contagem, e diga ao fornecedor no mesmo dia. Assinar «recebido na totalidade» fecha a parte fácil. O que fica é uma discussão de memória.
Duas obras, um camião
Quando há mais do que uma obra aberta, material de Herzl que entra no apartamento de Bialik estraga o orçamento e o cliente. A foto da pilha precisa do nome do sítio, ou de uma nota com a morada na caixa. «Ladrilho cinzento» sem apartamento não chega quando duas cores próximas estão em dois projetos.
Se parte da entrega é de outra obra, separe na nota nesse momento. Não «separamos depois no escritório». Depois as caixas já estão abertas.
Quando a fatura chega
Compare três coisas: o que foi pedido, o que descarregou no portão, e o que a fatura diz. Uma quantidade na fatura acima do que saiu do camião não é «perto que chegue». Um preço por caixa acima do orçamento do fornecedor pede uma vista antes de aprovar, não depois de o dinheiro sair.
Material partido escrito no portão fica contra a nota de crédito. Sem a nota, o fornecedor manda fatura de 42 e a memória diz que «algumas estavam partidas». Isso não é um número com que se discuta.
Quem recebe o material
Um trabalhador fica com a receção nesse dia. Não «quem estiver livre». Quando estão todos livres, ninguém conta. Essa pessoa sabe o que foi pedido, segura o motorista até à contagem, e escreve o desvio antes da assinatura. São uns minutos. Procurar dez caixas no dia seguinte leva uma hora, e às vezes o dia da equipa.
Quando a equipa chega e não há com que trabalhar
A versão cara de «a encomenda chegou mais ou menos» é uma equipa de ladrilho que sobe ao apartamento e a cor está errada, ou falta um terço da quantidade. Paga um dia curto, muda-os para outra obra se a tiver, e perde o dia marcado. A nota do portão de ontem teria mostrado isso antes de eles virem.
Por isso feche a receção no mesmo dia, não quando a fatura chega no fim do mês. A fatura serve para conferir a nota. Não a substitui.
A nota fica com a obra: quantidade, fornecedor, guia, e o que falta. Quando a fatura chega há com que a conferir, e a equipa não fica no dia seguinte à frente de uma pilha que não é deste apartamento.