El presupuesto al cliente era de 200,000. A mitad de mes has gastado 90,000, y no sabes si está bien. La fontanería puede estar terminada y el alicatado sin empezar, o los dos pueden haber pasado ya lo que planeaste. Una sola suma parece tranquila hasta el día en que no queda nada para pagar al pintor. La cuadrilla sigue en la obra, y el material de la semana siguiente ya no tiene línea con la que pagarlo.
Una línea por oficio no es contabilidad. Es cómo ves, en la obra, qué trabajo se come el dinero antes de que ese trabajo termine. Demolición, fontanería, electricidad, alicatado, pintura, carpintería, retirada. Lo que no tiene línea desaparece en el resto. Un gasto sin oficio es un gasto que ya no puedes parar a tiempo.
Cómo abres las líneas
- Los mismos oficios que aparecen en el presupuesto, no otra lista
- Un importe previsto en cada línea, antes de que empiece el trabajo
- Cada gasto se escribe en una línea, no en un montón general
- Un extra aprobado sube esa línea, no se queda al lado
- Una vez por semana: cuánto queda en cada línea
Un ejemplo de la forma, no una lista de precios. La línea de alicatado estaba prevista en 30,000, material y mano de obra. Pagaste 12,000 de azulejo y 8,000 al contratista por las habitaciones secas. Quedan 10,000, y los cuartos húmedos todavía están por delante. Ese es el número que decide si pides la siguiente parte o paras y hablas. El cliente tiene que oír ese número antes de que el alicatador compre la segunda parte.
Qué no mezclar
El material de alicatado no va a fontanería porque el mismo proveedor también trajo tubo. Dos proveedores, dos líneas, o al menos un reparto en la nota el mismo día. Un gasto sin línea es un gasto que solo aparece al final, cuando ya no hay a quién preguntar. La factura del proveedor se parte el día en que llega, no el día en que haces el saldo.
Si hay dos apartamentos, el presupuesto no se comparte. Una línea de alicatado en Herzl que absorbe el azulejo de Bialik parece un exceso en el apartamento equivocado, y el otro cliente no ve su material. Pon el nombre del apartamento en el gasto el día que compras. Un camión que entrega las dos direcciones la misma mañana se separa en el albarán antes de que suban las cajas.
Cuando una línea se acaba pronto
Si queda poco y el trabajo no está terminado, para antes del siguiente pedido. O hay un extra que el cliente tiene que aprobar, o la estimación del presupuesto era baja y tienes que decirlo ahora, no en la factura final. Seguir y escribir ya lo cerraremos después es cómo una línea se desborda sin que nadie decida. La cuadrilla puede terminar la habitación en curso, pero no empieza la siguiente sobre un resto que no paga ni el material ni la mano de obra.
La línea no tiene que ser exacta al séquel cada mañana. Tiene que estar lo bastante bien para que no te sorprendas el día de pago. Un recibo que entra el mismo día la mantiene así. Un recibo a fin de mes convierte la línea en una adivinanza. El viernes, al cerrar la semana, lees lo que queda en cada oficio antes de prometer el lunes al cliente.
Un presupuesto por líneas te dice dónde parar. Un presupuesto de un solo número te lo dice solo después de que el dinero se fue.