De offerte aan de klant was 200,000. Halverwege de maand hebt u 90,000 uitgegeven en weet u niet of dat klopt. Het loodgieterswerk kan klaar zijn en het tegelwerk nog niet begonnen, of beide kunnen al voorbij wat u gepland had. Eén som voelt rustig tot de dag dat er niets meer is om de schilder te betalen. Dan staat de ploeg stil, en de klant vraagt waarom het appartement half klaar is.
Een regel per vak is geen boekhouding. Zo ziet u op de bouwplaats welk werk het geld opeet voordat dat werk klaar is. Sloop, loodgieterswerk, elektra, tegels, verf, timmerwerk, afvoer. Wat geen regel heeft, verdwijnt in de rest. Vrijdag ziet u dan een som, maar niet welk vak haar opgemaakt heeft. De volgende bestelling gaat toch de deur uit, en het gat komt pas op de eindfactuur naar boven.
Hoe u de regels opent
- Dezelfde vakken die in de offerte staan, niet een andere lijst
- Een gepland bedrag op elke regel, voordat het werk begint
- Elke uitgave komt op één regel, niet op een algemene hoop
- Een goedgekeurd meerwerk verhoogt die regel, het ligt niet ernaast
- Eén keer per week: hoeveel er op elke regel nog over is
Een voorbeeld van de vorm, geen prijslijst. De tegelregel was gepland op 30,000, materiaal en werk. U betaalde 12,000 voor tegels en 8,000 aan de aannemer voor de droge ruimtes. Er is 10,000 over, en de natte ruimtes liggen nog voor u. Dat is het getal dat beslist of u het volgende deel bestelt of stopt en praat. Ziet u de 10,000 niet, dan bestelt u door, en de schilder heeft aan het eind geen geld meer op zijn regel.
Wat u niet mengt
Tegelmateriaal gaat niet op loodgieterswerk alleen omdat dezelfde leverancier ook buis bracht. Twee leveranciers, twee regels, of minstens een splitsing in de notitie dezelfde dag. Een uitgave zonder regel is een uitgave die pas aan het eind opduikt, als er niemand meer te vragen is. De zak lijm en de buis op dezelfde factuur worden gesplitst op de dag van de koop, niet aan het eind van de maand uit het geheugen. Anders lijkt het loodgieterswerk te duur, en het tegelwerk te goedkoop.
Zijn er twee appartementen, dan is het budget niet gedeeld. Een tegelregel op Herzl die de tegel van Bialik opslokt, lijkt een overschrijding in het verkeerde appartement, en de andere klant ziet zijn materiaal niet. Zet de naam van het appartement op de uitgave op de dag dat u koopt. Een doos zonder appartementsnaam belandt in het appartement dat net open op tafel ligt. Aan het eind ontbreekt zij waar zij betaald werd, en u legt twee klanten dezelfde doos uit.
Als een regel vroeg opraakt
Is er weinig over en is het werk niet klaar, stop dan vóór de volgende bestelling. Of er is meerwerk dat de klant moet goedkeuren, of de raming in de offerte was te laag en dat moet u nu zeggen, niet op de eindfactuur. Doorgaan en schrijven we sluiten het later, is hoe een regel overloopt zonder dat iemand beslist. De klant kan meerwerk afwijzen. Hij kan het niet afwijzen als het werk al in de muur zit en de factuur daarna komt.
De regel hoeft niet elke ochtend tot op de shekel precies te zijn. Hij moet kloppen genoeg dat u op betaaldag niet verrast bent. Een bon die dezelfde dag erin gaat, houdt hem zo. Een bon aan het eind van de maand maakt van de regel een gok. Leg de bon bij de regel, met appartement en vak, voordat u de bouwplaats verlaat. Een bon in de zak is vrijdag al een getal dat niemand meer zeker kan plaatsen.
Een budget van regels zegt u waar u moet stoppen. Een budget van één getal zegt het u pas nadat het geld weg is. Kijk naar de regel voordat u de volgende zak bestelt, niet erna.