La obra está terminada. Envías un mensaje: quedan 40,000. El cliente responde que ya pagó todo menos los acabados, y que el mueble no estaba en el presupuesto. Rebuscas en los mensajes, igual que el cliente, entre fotos de azulejo. La factura final no necesita una reunión si la página muestra de dónde sale el número. Una reunión para releer la historia de la obra te cuesta media jornada, y también al cliente, por un cálculo que cabe en una página.
El número final es una resta, no una sorpresa. Presupuesto aprobado, menos lo pagado en cada etapa, más los extras escritos antes de empezar. Si falta uno, el cliente no puede comprobar, y espera. Mientras el saldo no está claro, la transferencia no sale, y tu cuadrilla siguiente espera ese pago para comprar el material.
Qué hay en la página
- El importe del presupuesto aprobado, con la fecha
- Cada pago ya recibido, con fecha e importe
- Cada extra aprobado por escrito, con el importe
- Lo que salió del presupuesto, si quitaste trabajo para bajar el precio
- El saldo, y cuándo vence
Un ejemplo de la forma, no una lista de precios: presupuesto 180,000. Pagado al inicio 50,000, después de la demolición 40,000, después del alicatado 40,000. Extra: mover un punto de agua, 3,500, aprobado antes de empezar. Quitado: escombro que se llevó el cliente, 2,000. Saldo 51,500. El cliente ve la factura sin preguntar de dónde salió. Cada línea tiene una fecha, para que pueda ponerla al lado de sus propios pagos.
Lo que no aparece en el último momento
Un trabajo que no se escribió antes de empezar no aparece como sorpresa en la factura final. Si olvidaste escribir un extra, dilo ahora en una línea aparte, con lo que se hizo y por qué no estaba en el presupuesto. No lo escondas dentro del saldo. Un saldo redondo sin líneas es donde el cliente para la transferencia. El material y las horas tienen que leerse, aunque el importe te parezca evidente en la obra.
El impuesto se escribe igual que en el presupuesto. Si el presupuesto era sin impuesto, el saldo también es sin impuesto, y la línea del impuesto queda sola. Un lío aquí es casi una quinta parte de la factura, y aparece justo cuando el dinero tiene que llegar. No cambies la regla entre el primer pago y el último, si no el cliente recalcula todo el presupuesto del apartamento.
Envíala con lo que cierra las preguntas
Adjunta el presupuesto, las aprobaciones de extras y la lista de defectos que se cerraron. No veinte archivos sin nombre. Tres, con un nombre claro. En el mensaje: factura final adjunta. Saldo 51,500 según la página. A la espera de la transferencia para el jueves. Si un defecto sigue abierto, no entra en esta factura: se queda en su propia línea, con su fecha.
Si el cliente discute una línea, responde a esa línea, no a toda la factura. Lo acordado se puede pedir ahora. Lo abierto se queda fuera hasta que haya respuesta. No retengas un saldo entero por una discusión de un importe pequeño, y no sueltes la línea solo para cerrar la transferencia. El resto de la cuadrilla y de los proveedores se paga con lo que ya está claro.
Cuando la página está clara, la conversación es corta. Cuando la página es un número, la conversación es toda la historia de la obra.