Falta un saco de adhesivo por la mañana. La persona que pidió la última vez está de permiso. El número está guardado en su teléfono, sin nombre de proveedor, bajo una llamada de ayer. Para cuando alguien encuentra quién conoce el almacén, la cuadrilla ya perdió una hora. El proveedor no desapareció. El número, sí. El alicatador ya está en el sitio, el material no, y el día se paga igual.
Cada obra tiene sus propios proveedores: materiales en bruto, azulejo, fontanería, electricidad, retirada de escombro, alquiler de herramientas. No es una lista general de todos los que has usado alguna vez. Son las personas de este apartamento, con lo que se les pidió. Un número útil en otra obra no sirve aquí si el color, la cantidad o la dirección no son los mismos.
Qué guardas de cada proveedor
- Nombre del negocio y nombre de la persona que contesta
- Teléfono, y un segundo teléfono si el primero es el del conductor
- Qué traen a esta obra
- Dónde descargan, y si el edificio pide permiso de entrada
- Condiciones cortas de pago: al contado, a fin de mes, o solo después de una factura
No copies cada contacto del teléfono. Solo las personas que de verdad sirven a esta obra. El proveedor de azulejo de Herzl no tiene que ser el de Bialik, si el color se pidió en otro sitio. La dirección de la obra en la ficha evita una entrega en el apartamento equivocado. Escribe también el piso y si hace falta un hueco para el montacargas, si no el camión espera en la calle y la cuadrilla espera arriba.
Cuando pides
El pedido se escribe junto al proveedor: qué, cuánto, qué apartamento y qué día. Un mensaje dicho al conductor no se queda. Si otro tiene que perseguir la entrega mañana, ve el número y lo que se prometió, sin llamarte desde la escalera. La cantidad se cuenta al llegar, el mismo día, y la diferencia se escribe en la misma línea antes de abrir los sacos.
Una factura que llega sin nombre de proveedor en la obra es difícil de atar. Cuando el nombre ya está, guarda la factura en ese proveedor y en esa línea del presupuesto. A fin de mes ves cuánto les pagaste, no solo cuánto salió de la cuenta. Una factura de adhesivo no se mezcla con una factura de tubo solo porque el camión era el mismo.
Cuando alguien deja la obra
Un trabajador que tiene todos los números y luego se va se lleva la posibilidad de pedir mañana. Por eso el número no espera al día de la salida. Se escribe el día del primer pedido. Si un proveedor cambió a mitad de obra, el antiguo se queda en la nota con una línea de no pedir, para que nadie lo llame por costumbre. El material ya prometido por el antiguo se termina o se anula por escrito, para que no llegue por duplicado.
Una vez por semana, en el cierre del viernes, comprueba si falta un número de alguien que debe venir la semana siguiente. Un minuto. No reconstruyes toda la lista. Si cambió un conductor, el teléfono nuevo se pone el día en que te enteras, no la mañana en que el camión ya no contesta.
Un teléfono personal es cómodo para quien lo tiene. La obra necesita el número cuando esa persona no está.