Le chantier est fini. Vous envoyez un message : il reste 40,000. Le client répond qu'il a déjà tout payé sauf les finitions, et que le meuble n'était pas dans le devis. Vous cherchez tous les deux dans les messages, entre les photos de carrelage. La facture finale n'a pas besoin d'une réunion si la page montre d'où vient le nombre. Une réunion pour relire l'histoire du chantier coûte une demi-journée à vous et au client, pour un calcul qui tient sur une page.
Le nombre final est une soustraction, pas une surprise. Devis approuvé, moins ce qui a été payé à chaque étape, plus les suppléments écrits avant qu'ils ne commencent. S'il en manque un, le client ne peut pas vérifier, et il attend. Tant que le solde n'est pas clair, le virement ne part pas, et votre équipe suivante attend ce paiement pour acheter le matériau.
Ce qui est sur la page
- Le montant du devis approuvé, avec la date
- Chaque paiement déjà reçu, avec la date et le montant
- Chaque supplément approuvé par écrit, avec le montant
- Ce qui est sorti du devis, si vous avez retiré du travail pour baisser le prix
- Le solde, et quand il est dû
Un exemple de la forme, pas une grille de prix : devis 180,000. Payé au départ 50,000, après démolition 40,000, après carrelage 40,000. Supplément : déplacement d'un point d'eau, 3,500, approuvé avant le début. Retiré : gravats pris en charge par le client, 2,000. Solde 51,500. Le client voit la facture sans demander d'où elle vient. Chaque ligne a une date, pour qu'il puisse la poser à côté de ses propres paiements.
Ce qui n'apparaît pas à la dernière minute
Un travail qui n'a pas été écrit avant de commencer n'apparaît pas comme une surprise sur la facture finale. Si vous avez oublié d'écrire un supplément, dites-le maintenant sur une ligne à part, avec ce qui a été fait et pourquoi ce n'était pas dans le devis. Ne le cachez pas dans le solde. Un solde rond sans lignes, c'est là que le client arrête le virement. Le matériau et les heures doivent se lire, même si le montant vous paraît évident sur le chantier.
La taxe s'écrit de la même façon que dans le devis. Si le devis était hors taxe, le solde est hors taxe aussi, et la ligne de taxe reste seule. Une confusion ici, c'est presque un cinquième de la facture, et elle apparaît exactement quand l'argent doit arriver. Ne changez pas la règle entre le premier paiement et le dernier, sinon le client recalcule tout le budget de l'appartement.
Envoyez-la avec ce qui ferme les questions
Joignez le devis, les approbations de suppléments, et la liste des défauts qui ont été fermés. Pas vingt fichiers sans nom. Trois, avec un nom clair. Dans le message : facture finale jointe. Solde 51,500 selon la page. En attente du virement pour jeudi. Si un défaut est encore ouvert, il n'entre pas dans cette facture : il reste sur sa propre ligne, avec sa date.
Si le client conteste une ligne, répondez à cette ligne, pas à toute la facture. Ce qui est d'accord peut être demandé maintenant. Ce qui est ouvert reste dehors jusqu'à une réponse. Ne retenez pas tout un solde à cause d'une dispute sur un petit montant, et ne laissez pas tomber la ligne seulement pour clore le virement. Le reste de l'équipe et des fournisseurs se paie avec ce qui est déjà clair.
Quand la page est claire, la conversation est courte. Quand la page est un nombre, la conversation est toute l'histoire du chantier.