Un sac de colle manque le matin. La personne qui a commandé la dernière fois est en congé. Le numéro est enregistré sur son téléphone, sans nom de fournisseur, sous un appel d'hier. Le temps que quelqu'un trouve qui connaît le dépôt, l'équipe a déjà perdu une heure. Le fournisseur n'a pas disparu. Le numéro, si. Le carreleur est déjà sur place, le matériau n'y est pas, et la journée se paie quand même.
Chaque chantier a ses propres fournisseurs : matériaux bruts, carrelage, plomberie, électricité, enlèvement, location d'outils. Ce n'est pas une liste générale de tous ceux que vous avez déjà utilisés. Ce sont les gens de cet appartement, avec ce qui leur a été commandé. Un numéro utile sur un autre chantier ne sert pas ici si la couleur, la quantité ou l'adresse ne sont pas les mêmes.
Ce que vous gardez sur chaque fournisseur
- Le nom de l'entreprise et le nom de la personne qui répond
- Le téléphone, et un second téléphone si le premier est celui du chauffeur
- Ce qu'ils apportent sur ce chantier
- Où ils déchargent, et si l'immeuble demande une autorisation d'entrée
- Des conditions de paiement courtes : comptant, fin de mois, ou seulement après une facture
Ne copiez pas chaque contact du téléphone. Seulement les gens qui servent vraiment ce chantier. Le fournisseur de carrelage de Herzl n'a pas à être celui de Bialik, si la couleur a été commandée ailleurs. L'adresse du chantier sur la fiche empêche une livraison au mauvais appartement. Écrivez aussi l'étage et s'il faut un créneau pour le monte-charge, sinon le camion attend dans la rue et l'équipe attend en haut.
Quand vous commandez
La commande s'écrit à côté du fournisseur : quoi, combien, quel appartement, et quel jour. Un message dit au chauffeur ne reste pas. Si quelqu'un d'autre doit relancer la livraison demain, il voit le numéro et ce qui a été promis, sans vous appeler depuis l'échelle. La quantité se compte à l'arrivée, le jour même, et l'écart s'écrit sur la même ligne avant que les sacs soient ouverts.
Une facture qui arrive sans nom de fournisseur sur le chantier est difficile à rattacher. Quand le nom est déjà là, rangez la facture sur ce fournisseur et sur cette ligne de budget. En fin de mois vous voyez combien vous leur avez payé, pas seulement combien est sorti du compte. Une facture de colle ne se mélange pas avec une facture de tuyau seulement parce que le camion était le même.
Quand quelqu'un quitte le chantier
Un ouvrier qui tient tous les numéros et qui part emporte avec lui la possibilité de commander demain. Donc le numéro n'attend pas le jour du départ. Il s'écrit le jour de la première commande. Si un fournisseur a changé en cours de chantier, l'ancien reste sur la note avec une ligne pour ne plus commander, afin que personne ne l'appelle par habitude. Le matériau déjà promis par l'ancien se termine ou s'annule par écrit, pour qu'il n'arrive pas en double.
Une fois par semaine, à la clôture du vendredi, vérifiez s'il manque un numéro pour quelqu'un qui doit venir la semaine suivante. Une minute. Vous ne reconstruisez pas toute la liste. Si un chauffeur a changé, le nouveau téléphone se met le jour où vous l'apprenez, pas le matin où le camion ne répond plus.
Un téléphone personnel est pratique pour celui qui le tient. Le chantier a besoin du numéro quand cette personne n'est pas là.