De klus is klaar. U stuurt een bericht: 40,000 open. De klant antwoordt dat hij alles al betaald heeft behalve de afwerking, en dat de kast niet in de offerte stond. U en de klant zoeken allebei in de berichten tussen tegelfoto's. De eindfactuur heeft geen afspraak nodig als de pagina laat zien waar het getal vandaan komt. Anders wordt de betaaldag een avond vol oude berichten, en het geld blijft staan.
Het eindbedrag is een aftrekking, geen verrassing. Offerte die goedgekeurd was, min wat in elke fase betaald is, plus meerwerk dat geschreven stond voordat het begon. Ontbreekt één daarvan, dan kan de klant niet nakijken, en hij wacht. Hij maakt niet over op een getal dat hij niet kan narekenen. De pagina moet zo duidelijk zijn dat hij haar alleen aan de keukentafel leest, zonder u te bellen.
Wat er op de pagina staat
- Het goedgekeurde offertebedrag, met de datum
- Elke betaling die al binnen is, met datum en bedrag
- Elk meerwerk dat schriftelijk goedgekeurd is, met het bedrag
- Wat van de offerte af ging, als u werk schrapte om de prijs omlaag te brengen
- Het restbedrag, en wanneer het verschuldigd is
Een voorbeeld van de vorm, geen prijslijst: offerte 180,000. Betaald bij de start 50,000, na de sloop 40,000, na het tegelwerk 40,000. Meerwerk: verplaatsen van een waterpunt, 3,500, goedgekeurd voordat het begon. Afgetrokken: puin dat de klant zelf nam, 2,000. Rest 51,500. De klant ziet de factuur zonder te vragen waar die vandaan komt. Elke regel heeft een dag. Een regel zonder dag lijkt een getal dat er aan het eind bij kwam.
Wat niet op het laatste moment opduikt
Werk dat niet geschreven was voordat het begon, duikt niet als verrassing op de eindfactuur op. Bent u vergeten een meerwerk op te schrijven, zeg het dan nu op een eigen regel, met wat er gedaan is en waarom het niet in de offerte stond. Verstop het niet in het restbedrag. Een rond restbedrag zonder regels is de plek waar de klant de overboeking stopt. Beter een eerlijke regel nu dan ruzie op betaaldag, als de ploeg al op de volgende bouwplaats staat.
De belasting staat zoals in de offerte. Was de offerte zonder belasting, dan is het restbedrag ook zonder belasting, en de belastingregel staat apart. Een verwarring hier is bijna een vijfde van de factuur, en die komt precies naar boven als het geld binnen moet zijn. Schrijf dezelfde vorm als op de eerste pagina van de offerte, zodat de klant de twee pagina's naast elkaar kan leggen. Mengt u bedragen met en zonder belasting, dan rekent hij het restbedrag opnieuw en houdt hij de overboeking tegen.
Stuur haar met wat de vragen sluit
Voeg de offerte toe, de goedkeuringen van het meerwerk, en de gebrekenlijst die gesloten is. Niet twintig bestanden zonder naam. Drie, met een duidelijke naam. In het bericht: eindfactuur bijgevoegd. Rest 51,500 volgens de pagina. Wachten op de overboeking tot donderdag. Noem het appartement, bijvoorbeeld Herzl 12, zodat de betaling niet op een andere klus terechtkomt. Een factuur zonder adres belandt bij de klant in de verkeerde map.
Betwist de klant één regel, antwoord dan op die regel, niet op de hele factuur. Wat vastligt, kunt u nu vragen. Wat open is, blijft erbuiten tot er een antwoord is. Houd niet het hele restbedrag vast vanwege ruzie over een klein bedrag, en schrap de regel niet alleen om de overboeking rond te krijgen. Het kleine bedrag blijft op de pagina tot het duidelijk is. Zo ziet u aan het eind wat echt betaald is en wat nog openstaat.
Is de pagina duidelijk, dan is het gesprek kort. Is de pagina een getal, dan is het gesprek de hele geschiedenis van de klus. Stuur de pagina voordat u om het geld vraagt, niet erna.