A obra acabou. Envia uma mensagem: faltam 40.000. O cliente responde que já pagou tudo menos o acabamento, e que o armário não estava no orçamento. Os dois procuram mensagens no meio de fotos de azulejo. A fatura final não precisa de reunião se a página mostrar de onde vem o número. O cliente consegue somar sozinho, à mesa da cozinha, sem marcar uma hora.
O número final é uma subtração, não uma surpresa. Orçamento aprovado, menos o que foi pago em cada fase, mais extras escritos antes de começarem. Se faltar uma destas peças, o cliente não consegue conferir, e espera. A espera atrasa a transferência mais do que qualquer linha discutida.
O que fica na página
- O valor do orçamento aprovado, com a data
- Cada pagamento já recebido, com data e valor
- Cada extra aprovado por escrito, com o valor
- O que saiu do orçamento, se retirou trabalho para baixar o preço
- O saldo, e quando é devido
Um exemplo da forma, não uma tabela de preços: orçamento 180.000. Pago no arranque 50.000, depois da demolição 40.000, depois do assentamento 40.000. Extra: mudar um ponto de água, 3.500, aprovado antes de começar. Retirado: entulho que o cliente levou, 2.000. Saldo 51.500. O cliente vê a fatura sem perguntar de onde veio. Cada linha aponta para um dia da obra, não para uma conta redonda.
O que não aparece à última hora
Trabalho que não foi escrito antes de começar não surge como surpresa na fatura final. Se se esqueceu de escrever um extra, diga-o agora numa linha à parte, com o que foi feito e porque não estava no orçamento. Não o esconda dentro do saldo. Um saldo redondo sem linhas é onde o cliente pára a transferência. A linha separada pode discutir-se; o saldo escondido discute a obra inteira.
O imposto escreve-se da mesma forma que no orçamento. Se o orçamento era sem imposto, o saldo também é sem imposto, e a linha do imposto fica sozinha. Uma troca aqui é quase um quinto da fatura, e aparece exatamente quando o dinheiro devia chegar. Não junte o imposto a um extra para acertar o número.
Envie com o que fecha as perguntas
Junte o orçamento, as aprovações dos extras e a lista de defeitos que foi fechada. Não vinte ficheiros sem nome. Três, com um nome claro. Na mensagem: fatura final em anexo. Saldo 51.500 segundo a página. À espera da transferência até quinta-feira. O cliente abre a página e vê o mesmo saldo, sem ter de somar fotos.
Se o cliente contestar uma linha, responda a essa linha, não à fatura toda. O que está acordado pode pedir-se já. O que está em aberto fica de fora até haver resposta. Não segure um saldo inteiro por causa de uma discussão sobre um valor pequeno, e não risque a linha só para fechar a transferência. O resto do dinheiro não espera por um ponto de água.
Quando a página está clara, a conversa é curta. Quando a página é um número, a conversa é a história toda da obra.