Il cantiere è finito. Mandate un messaggio: restano 40,000. Il cliente risponde che ha già pagato tutto tranne le finiture, e che il mobile non era nel preventivo. Tutti e due cercate nei messaggi, tra le foto delle piastrelle. La fattura finale non ha bisogno di una riunione se la pagina mostra da dove viene il numero. Una riunione per rileggere la storia del cantiere costa mezza giornata a voi e al cliente, per un conto che sta su una pagina.
Il numero finale è una sottrazione, non una sorpresa. Preventivo approvato, meno quanto pagato a ogni fase, più gli extra scritti prima che iniziassero. Se ne manca uno, il cliente non può controllare, e aspetta. Finché il saldo non è chiaro, il bonifico non parte, e la squadra successiva aspetta quel pagamento per comprare il materiale.
Cosa sta sulla pagina
- L'importo del preventivo approvato, con la data
- Ogni pagamento già ricevuto, con data e importo
- Ogni extra approvato per iscritto, con l'importo
- Quello che è uscito dal preventivo, se avete tolto lavoro per abbassare il prezzo
- Il saldo, e quando è dovuto
Un esempio della forma, non un listino: preventivo 180,000. Pagato all'inizio 50,000, dopo la demolizione 40,000, dopo la posa 40,000. Extra: spostamento di un punto acqua, 3,500, approvato prima dell'inizio. Tolto: macerie prese in carico dal cliente, 2,000. Saldo 51,500. Il cliente vede la fattura senza chiedere da dove viene. Ogni riga ha una data, così può metterla accanto ai propri pagamenti.
Quello che non compare all'ultimo minuto
Un lavoro che non è stato scritto prima di iniziare non compare come sorpresa sulla fattura finale. Se avete dimenticato di scrivere un extra, ditelo ora su una riga a parte, con cosa è stato fatto e perché non era nel preventivo. Non nascondetelo dentro il saldo. Un saldo tondo senza righe è dove il cliente ferma il bonifico. Il materiale e le ore devono leggersi, anche se l'importo vi sembra evidente sul cantiere.
L'imposta si scrive nello stesso modo del preventivo. Se il preventivo era senza imposta, anche il saldo è senza imposta, e la riga dell'imposta sta da sola. Un pasticcio qui è quasi un quinto della fattura, e compare proprio quando i soldi devono arrivare. Non cambiate la regola tra il primo pagamento e l'ultimo, altrimenti il cliente ricalcola tutto il budget dell'appartamento.
Mandatela con quello che chiude le domande
Allegate il preventivo, le approvazioni degli extra e l'elenco dei difetti che sono stati chiusi. Non venti documenti senza nome. Tre, con un nome chiaro. Nel messaggio: fattura finale allegata. Saldo 51,500 secondo la pagina. In attesa del bonifico per giovedì. Se un difetto è ancora aperto, non entra in questa fattura: resta sulla propria riga, con la sua data.
Se il cliente contesta una riga, rispondete a quella riga, non a tutta la fattura. Quello che è d'accordo si può chiedere ora. Quello che è aperto resta fuori finché non c'è una risposta. Non trattenete un saldo intero per una discussione su un piccolo importo, e non lasciate cadere la riga solo per chiudere il bonifico. Il resto della squadra e dei fornitori si paga con quello che è già chiaro.
Quando la pagina è chiara, la conversazione è corta. Quando la pagina è un numero, la conversazione è tutta la storia del cantiere.